Prendre du temps pour gérer son temps fait gagner du temps. Il faut en effet accepter de « perdre » un peu de temps chaque jour pour en gagner.
Et planifier, c’est gagner du temps. Une étude a révélé qu’en consacrant huit minutes par jour à planifier, nous gagnons une heure dans la journée. Avez vous remarqué que dans gestion du temps…il y a gestion…et donc vous devez gérer votre temps comme vous gérer votre budget personnel…si vous ne gérez pas la banque vous appellera !!! et bien c’est pareil avec le temps…sauf que personne n’appelle pour vous prévenir !!!
Plus on a de choses à faire, plus il faut prendre de temps pour planifier ! Pourtant, nous avons tous cette tendance naturelle à faire exactement l’inverse. Une panique qui finit par nous paralyser et nous ôter toute lucidité pour avancer et accomplir nos priorités du jour.
Voici les 7 lois avec lesquels vous devez lutter
Loi de Parkinson
La loi du temps qui s’étire à l’infini : Comme le gaz, le temps se dilate jusqu’à occuper la totalité de l’espace disponible « …. Plus, j’ai du temps pour faire une chose, plus je mets du temps à la faire.
La solution : se fixer des butée horaire ou calendaire dans la réalisation d’une tâche. Fixez vous des objectifs et pensez que : Les gens qui ont des objectifs utilisent ceux qui n’en ont pas.
Le principe de Carlson
Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption ceci pour 2 raisons
1/ Il faut environ trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche.
2/ L’individu une fois déconcentré est tenté de se disperser, surtout si le dossier l’embête : il va boire un café, ira sur Facebook, discutera avec ses voisins..
La solution : Dire non aux interruptions. Par exemple, ne pas répondre dès qu’un email arrive. Fermer sa porte quand vous souhaitez montrer que vous n’êtes pas disponible. Mettez votre téléphone sur répondeur…bref ne faites qu’une seule chose à la fois
Loi d’Illich : loi de l’acharnement inefficace
Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative. Plus je passe de temps sur une tâche, moins je suis efficace ! C’est la loi des rendements décroissants. Au-delà de 30 à 45 minutes, l’attention décroit fortement…et pourtant une étude révèle qu’un salarié est interrompu en moyenne toutes les 12 minutes par un mail ou un SMS
Donc, inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de vous acharner sur un dossier qui vous résiste, de zapper la pause de midi pour vous avancer…
La solution :Faites des pause, prévoyez des temps de travail continu de 45 minutes au maximum. Entre deux, allez boire un café ou appelez un ami !!!. le cerveau a aussi ses règles : c’est au début de la matinée et entre 16 h et 18 h qu’il est le plus frais et le vif, donc le plus disponible pour les tâches les plus importantes.
Loi de Laborit
Nous avons tendance à faire en premier ce qui nous plait, ce qui est facile et à remettre à plus tard ce que nous n’aimons pas ou ce qui est difficile. Nous risquons ainsi à passer plus de temps que prévu à faire ce qui nous plait.
La solution : alterner les activités et planifier du mieux possible…et commencer par quelque chose qui vous déplait en vous récompensant par votre activité favorite !!!
Loi de Pareto : la loi de l’éparpillement inutile
L’essentiel prend 20% du temps et de l’espace, l’accessoire, 80%. Cette loi s’applique à bien des domaines : 80% des effets sont produits pas 20% des causes. Exemples : 80% du chiffre d’affaires est réalisé par 20% des clients
La solution : Inutile de gaspiller ses forces. Focalisez vous sur ce qui vaut la peine, ces 20% qui vont booster votre activité. Ne soyez pas trop perfectionnistes et supprimez les activités parasites
Loi de Murphy
Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu. tout est susceptible de prendre plus de temps que prévu ; autrement dit rien n’est aussi simple qu’on l’imagine au départ.
La solution : s’entrainer à évaluer la durée d’une tâche et prévoyez les imprévus en ne planifiant, par exemple que 80% de votre agenda…comme vous gardez une enveloppe dans votre budget pour les imprévus
Loi de Douglas
C’est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d’espace et d’armoires pour ranger, plus vous vous étalez. Ce qui fait que votre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu’à un lieu de travail et que votre boite mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers. Résultats : vous perdez du temps à retrouver l’information utile.
La solution : Restreignez vos zones de rangement.
Faites des listes …les fameuses todolist.
Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire. Chaque soir, faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu’il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes. Préparez votre journée du lendemain, le soir avant de partir. Définissez ce que vous voulez faire le lendemain et vous gagnerez du temps à votre arrivée au bureau
« Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté » La Bruyère
Jean-Pascal MOLLET #coachdevente
